Министерство труда: делопроизводство станет электронным

Москва, 16 января 2002 г. – Компания Cognitive Technologies объявляет о завершении внедрения системы электронного делопроизводства на базе программы «Евфрат» в Министерстве труда и социального развития Российской Федерации.

Весной 2001 г. Правовым департаментом Минтруда России было проведено изучение предложений по совершенствованию делопроизводства от целого ряда компаний. Основной целью работ являлась разработка и внедрение программы ведения электронного делопроизводства, учитывающей предложенную методику и направленной на повышение качества работы с документами и контрольно-исполнительской дисциплины. При выборе системы Правовой департамент ориентировался на следующие критерии: цена, простота внедрения, возможность адаптации системы к существующим нормам ведения делопроизводства, а также легкость обучения сотрудников. По сумме всех параметров лучшим было признано предложение компании Cognitive Technologies.

На основе предпроектного обследования группа специалистов Cognitive Technologies разработала типовые схемы делопроизводства и адаптировала систему "Евфрат" к требованиям Правового департамента Министерства труда РФ. В рамках реализации проекта произведена установка 20 рабочих мест системы, общее конфигурирование системы, а также обучение сотрудников департамента новым методам ведения делопроизводства. Полная интеграция системы с общей базой документов Министерства труда потребовала написания дополнительного модуля. Весь комплекс работ по созданию и внедрению системы делопроизводства занял менее шести месяцев (порядка 1500 человекочасов).

Система имеет расширенные функции поиска документов, как по любому слову из текста документа, так и по заданным реквизитам (номер, дата, заголовок и т.д.). Причем пользователь может сам создавать любые реквизиты и индексировать по ним документы. Система позволяет эффективно производить поиск проиндексированных документов, находящихся в любом месте (на жестком диске, на CD-ROM, в интернете). Кроме того, сетевая версия, установленная в Министерстве труда, позволяет хранить всю базу данных по законодательным документам на сервере, что облегчает доступ к правовым документам и значительно ускоряет процесс работы с ними.

Как отмечают сотрудники Министерства труда, одним из преимуществ системы "Евфрат" по сравнению со многими другими программами электронного делопроизводства является функция контроля исполнения, которая позволяет эффективно отслеживать исполнение документов и поручений. В любой организации со сложной внутренней структурой, поручения расходятся вниз по иерархической лестнице, но сбор информации по состоянию дел и подготовка отчетов зачастую являются сложной задачей. Система "Евфрат" позволяет отслеживать исполнение всех документов, поставленных на контроль, и вовремя реагировать на задержки. Это исключает и потерю документов, и их длительную обработку.

Функциональность системы позволила значительно облегчить и ускорить процесс внесение документов, их поиск, упорядочить их архивное хранение и контроль исполнения. После начала эксплуатации системы существенно уменьшилось время поиска необходимых документов, увеличилась информативность контрольных заданий. Появилась возможность работы с электронным документом внутри системы делопроизводства, постановки электронного документа на контроль и т.п.

Руководитель Правового Департамента Министерства труда РФ С.А. Панин, говоря о результатах внедрения, подчеркнул, что система «Евфрат» полностью удовлетворяет потребности Правового департамента Министерства труда и социального развития РФ в качестве системы делопроизводства и хранения документов. Она отлично справляется с задачами управления документами, возникающими в Департаменте, и полностью соответствует предъявляемым к ней требованиям.

Опубликовано: 16 января 2002 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет