Система CompanyMedia в компании «Сибирский берег»

В июле 2005 года завершено внедрение системы электронного документооборота CompanyMedia, разработанной специалистами «ИнтерТраст», в головном офисе компании «Сибирский берег».

Компания «Сибирский Берег» – крупнейший российский производитель продуктов снековой группы. Доля компании на рынке снеков России, по оценкам специалистов, составляет более 15%. В ее активе такие известные бренды, как: «Кириешки», сухарики из ржано-пшеничного хлеба, «Компашки», сухарики из белого хлеба, воздушные сухарики «Бомбастер», картофельные чипсы «FAN», закуски к пиву «BEERka» и др. Сбытовая сеть компании охватывает крупнейшие города России и стран СНГ. Филиалы «Сибирского Берега» успешно работают в Новосибирске, Москве, Сенкт-Петербурге, Владивостоке, Екатеринбурге, Нижнем Новгороде, Самаре, Ростове-на-Дону, Усть-Каменогорске, Алматы, Минске и Днепропетровске.
Численность сотрудников компании в 2004 году достигала 6000 человек, объем документов ориентировочно исчислялся 10-15 тысячами.
Организационная структура компании, состоявшая на тот момент из 5 уровней административного управления, характеризовалась:
- высокой динамикой ее изменений (изменение состава структурных подразделений, выполняемых задач);
- широкой территориальной распределенностью филиалов «Сибирского Берега».
Все это значительно затрудняло и нарушало жесткий график согласования договоров, приводило к потере некоторых документов.
В связи с этим летом 2004 года руководство компании приняло решение внедрить систему, которая была бы способна автоматизировать работу сотрудников «Сибирского берега» в области делопроизводства и работы с договорами.
В результате анализа существующих на рынке предложений было принято решение о приобретении системы CompanyMedia Компании «ИнтерТраст». Выбор обусловили такие свойства системы, как: масштабируемость (возможность подключения новых рабочих мест и других филиалов), возможность расширить ее функционал (подключить другие системы продуктовой линейки CompanyMedia), адаптируемость (система может быть доработана в соответствии с требованиями заказчика). Внедрению системы предшествовал пилотный проект, в ходе которого персоналом юридической службы и Центра Информационного Развития компании были изучены и опробованы функциональные возможности «CM-Делопроизводство» и «СМ-Договоры». Сотрудники высоко оценили качество системы CompanyMedia, уровень реализации решаемых с ее помощью задач.
В дальнейшем в головном офисе специалистами «ИнтерТраст» были внедрены системы «СМ-Договоры» и «СМ-Делопроизводство», произведено полномасштабное подключение к работе с системами всех вовлеченных в документооборот и делопроизводство участников.
Система «СМ-Договоры» позволила автоматизировать следующие бизнес-процедуры:
- создание проектов договоров по шаблонам;
- согласование и просмотр подготовленных к утверждению договоров;
- подписание и регистрация договоров;
- перевод договоров в архив, предоставление доступа к действующим, завершенным и расторгнутым договорам.
С помощью системы «СМ-Делопроизводство» были автоматизированы процессы, связанные с обработкой договоров, входящих, исходящих, организационно-распорядительных и внутренних документов:
- прием, обработка, распределение поступающей корреспонденции;
- подготовка, подписание, регистрация, рассылка исходящей корреспонденции;
- подготовка, подписание, регистрация, рассылка внутренних и организационно-распорядительных документов, контроль их исполнения;
- перевод документов в архив.
Опытная эксплуатация системы выявила специфические особенности бизнес-процессов компании, связанные с согласованием документов. Это привело к необходимости адаптации типовой версии CompanyMedia для реализации таких возможностей как:
- ознакомление делопроизводителя с общим результатом согласования договора;
- просмотр общего результата согласования подписывающим лицом;
- создание справки о том, какой сотрудник согласовывал заявку более N дней.
Сдача системы в промышленную эксплуатацию состоялась в июле 2004 года.
Внедрение системы электронного документооборота CompanyMedia призвано было повысить управляемость и мобильность головной организации «Сибирского Берега» в Новосибирске, что является основным фактором устойчивого и динамичного развития всей компании. Реализация проекта позволила существенно сократить сроки выполнения типовых циклов ознакомления с договорами и их согласования, наладить централизованное движение документов в реальном времени. Значительно выросла скорость информационных потоков внутри компании.
Наталья Живцова, Начальник Отдела Организационного Развития компании «Сибирский берег», отметила высокое внимание со стороны компании «ИнтерТраст» к решению проблем заказчика, оперативность в решении вопросов.
В настоящее время в компании идет процесс подключения региональных филиалов к системе электронного документооборота CompanyMedia. Система уже внедрена в петербургском, московском, новосибирском, владивостокском офисах, а также на фабриках Павловский Посад и Новосибирск.

Компания «ИнтерТраст» является одним из лидеров на российском рынке систем электронного документооборота. Компания предоставляет комплекс услуг по созданию современных территориально-распределенных информационных систем, включающий в себя консалтинг в области информационных технологий, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей и сотрудников отделов автоматизации. Более подробную информацию Вы можете получить, посетив сайт Компании «ИнтерТраст» www.intertrust.ru

За дополнительной информацией обращайтесь, пожалуйста, к Полине Кочетковой, PR-менеджеру Компании "ИнтерТраст" по тел. 956-79-28 или электронному адресу polina@intertrust.ru.

Опубликовано: 15 августа 2005 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет