"ГАЛОГЕН" управляет цифровыми документами в DIRECTUM

Завершен этап опытной эксплуатации системы DIRECTUM в одном из крупнейших предприятий химической промышленности в стране - в ОАО "Галоген" (г. Пермь).

Химическая промышленность – одна из самых наукоемких отраслей современной экономики. Компании этой отрасли постоянно сталкиваются с ростом объема корпоративной информации, связанной с появлением новых продуктов и производственных технологий. В этих условиях для эффективной работы предприятия и его должной конкурентоспособности необходимо решить задачи, связанные с систематизацией информации, обеспечением ее безопасности, сокращением времени на работу с важными документами и отслеживанием основных бизнес-процессов.

Реализация этих задач в ОАО "Галоген" была возложена на систему DIRECTUM. Работы по внедрению – предпроектное исследование предприятия и обучение ведущих пользователей – начались в июне. К этому времени уже была завершена первоначальная настройка системы администраторами ОАО "Галоген", регистрация входящей и исходящей корреспонденции в канцелярии велась в системе DIRECTUM. Таким образом, к началу опытной эксплуатации на предприятии уже были уверенные пользователи.

В ходе опытной эксплуатации, которая началась в августе, преимущества работы в едином информационном пространстве системы DIRECTUM первыми оценили удаленные подразделения - цеха и производства, находящиеся далеко друг от друга на территории предприятия. Для них полностью отпала необходимость физического передвижения по подразделениям предприятия для согласования документов. Все рецензенты получили возможность работать с одним и тем же документом одновременно на своих рабочих местах, поэтому время на согласование заметно сократилось. Удаленные цеха выступили так же инициаторами перевода служебных записок в систему DIRECTUM. Теперь определение видов служебных записок и перевод их в DIRECTUM – одна из приоритетных задач на дальнейшее развитие системы.

В ходе опытной эксплуатации зарегистрировано общее снижение объема бумажного документооборота, в основном, в части оформления приказов, распоряжений, а так же их рассылки по подразделениям. За счет использования шаблонов в системе сократились временные затраты при создании документа. Результаты опытной эксплуатации создали удобный плацдарм для дальнейшего сокращения времени работы с документами.

Важным аспектом реализации проекта стало не только уменьшение количества расходуемых бумажных носителей, но и исключение потерь документов как ОРД, так и договорных, а также установление контроля за исполнением и ускорение процесса согласования документов.

Система DIRECTUM вошла в работу высшего руководства ОАО "Галоген". Для генерального директора и его заместителей система стала значительным подспорьем в работе. Руководство без задержек получает входящие документы на резолюцию в электронном виде, назначает исполнителей и создает подзадачи, контролирует их выполнение и заверяет окончательные варианты документов с помощью ЭЦП.

На сегодняшний день в системе DIRECTUM работают все подразделения ОАО "Галоген". В дальнейшем будут охвачены новые бизнес-процессы - служебные записки, перенос документов СМК в систему DIRECTUM. Планируется запуск модуля "Управление совещаниями", который позволит руководству ОАО "Галоген" быстро и эффективно организовывать совещания, регистрировать решения и упростить контроль их исполнения. В ходе дальнейшего развития DIRECTUM в ОАО "Галоген" система охватит отдельные участки подразделений, не затронутые в ходе основных работ.

Опубликовано: 3 октября 2006 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет