Успешное внедрение ABACUS Financial (AF7) в сети японских ресторанов

Проект автоматизации сети ресторанов и кафе ассоциации «Веста-центр интернешнл» стартовал в декабре 2007 года. Генеральным заказчиком сразу были сформулированы основные задачи проекта – объединить в единую информационную сеть около 25 существовавших на тот момент ресторанов и кафе г.

Москвы, максимально сократить затраты на подключение новых предприятий динамично развивающейся сети, а также сделать учет прозрачным для аудита.

Исполнителем поставленных задач была выбрана компания «ОМЕГА», хорошо зарекомендовавшая себя в течение более чем 10-летней истории использования ее продукта «ABACUS Professional» для ведения бухгалтерского и налогового учета в большинстве предприятий сети.

«Веста-центр интернешнл», одна из крупнейших ассоциаций российского ресторанного бизнеса, включающая рестораны и кафе нескольких различных торговых марок. В нее входят: сеть кафе «Якитория», сеть японских закусочных «Якитория-Бенто», сеть кафе «Гин-но Таки», ресторан «НКонг», кафе «Навруз», кафе «ИСТ буфет», кафе «Cпорт Бар - Якитория», кафе «Менза - Территория лапши».

За первый месяц проекта, совместно с аудиторами Заказчика, удалось разработать единый стандарт ведения учета для всех предприятий ассоциации. Был утвержден план счетов, необходимые аналитические классификаторы, схемы документооборота по участкам, а также типовые хозяйственные операции, с отражением в целях бухгалтерского и налогового учета.

Благодаря наличию глубоких знаний функционала собственного программного продукта «ABACUS Professional», и с учетом навыков практического использования его аудиторами и бухгалтерами заказчика, стала возможной разработка пакета конверторов для переноса входящих остатков и справочников из существующих разрозненных баз данных каждого предприятия в единую систему «ABACUS Financial».

Параллельно с процессом стандартизации учета, необходимо было решить вопросы технического обеспечения единой сети. В кратчайшие сроки было приобретено и установлено серверное оборудование, с двукратным запасом производительности, рассчитанным для обеспечения перспектив роста сети, проведен полный аудит и реорганизация каналов связи всех точек Москвы в единую сеть. Для некоторых районов, имеющих угрозу нестабильности интернет-каналов, предусмотрели резервные каналы мобильной связи на основе GPRS (при трехуровневой архитектуре системы «ABACUS Financial» этого вполне достаточно для обеспечения полноценной работы удаленных рабочих мест).

Сразу после новогодних праздников, в январе 2008 года, разработанный совместно с аудиторами стандарт автоматизированного учета был апробирован в двух торговых точках, специально выбранных для этой цели. По итогам пилотного запуска в принятый стандарт были внесены некоторые коррективы, с целью более успешной его адаптации для ресторанов и кафе ассоциации. Технология выполнения каждой хозяйственной операции была зафиксирована в соответствующей памятке-инструкции.

И уже с февраля, «вооружившись» утвержденными генеральным заказчиком стандартами учета, пакетом памяток-инструкций по работе в системе, а также набором конверторов по переносу остатков из системы «ABACUS Professional» в «ABACUS Financial», в соответствии с согласованным календарным планом-графиком, специалисты «ОМЕГИ» начали работу на предприятиях ассоциации. На перевод каждой точки отводилось четыре дня. Работы велись по трем-четырем точкам Москвы параллельно.

За исключением нескольких предприятий, перевод которых был сдвинут по организационным причинам, процесс объединения предприятий в единую систему был завершен до окончания первого квартала, то есть за три месяца с начала проекта! Затем была настройка внешней отчетности… шквал телефонных консультаций… подключение еще пяти объектов, открывшихся в течение второго квартала…

Сейчас, оглядываясь назад и пожимая друг другу руки, руководители проекта от заказчика и исполнителя солидарны в том, что залогом успеха проекта послужили высокий профессионализм и знания: специфики собственного учета – специалистами генерального заказчика, и внедрения систем для автоматизации холдинга – специалистами исполнителя. Ну и конечно, крепкие нервы и высокий уровень доверия друг другу, поскольку очень непросто было выдержать натиск почти трех десятков главных бухгалтеров, имеющих собственное представление о том, как вести учет в своем ресторане, и не получающих особенного удовольствия от смены уже привычной им старой системы на новую…

В кратчайшие сроки все поставленные цели достигнуты! Процесс подключения нового ресторана занимает несколько часов. Идет постепенная передача прав управления настройками системы в руки собственных специалистов заказчика. Объем телефонных консультаций «ОМЕГИ» для 30 точек, включающих около сотни пользователей, сократился до нескольких звонков в день. И главное – перевод главного бухгалтера на другую точку или подключение нового аудитора не требует никакого знакомства со спецификой и передачи дел. Нужно всего лишь установить пользователю права на доступ к другому предприятию холдинга!

Опубликовано: 25 сентября 2008 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет